Pelkät pelit ja vehkeet ei riitä – monipaikkaisessa työyhteisössä korostuu luottamuksen merkitys

Hymyilevä Tiina Veijola kuvattuna ulkona talvisessa maisemassa.

”Nyt maailma on paljon valmiimpi monipaikkaisuuteen kuin kymmenen vuotta sitten.”  totesi yksi haasteltavista, kun tein viime vuoden alkukesästä EMBA-lopputyötäni. Lopputyöni aihe oli monipaikkaisessa työyhteisössä huomioitavat asiat. Mielestäni vastaus kiteyttää olennaisen monipaikkaisen työyhteisön toiminnan edellytyksistä. Maailma on valmis monipaikkaisuuteen, mutta onko sinun työyhteisösi aidosti valmis monipaikkaisuuteen? Nostan seuraavaksi viisi havaintoa, joihin kannattaa panostaa monipaikkaisessa työyhteisössä.

1.    Toimivat työkalut ja osaaminen.
Monipaikkaisia työyhteisöjä on ollut jo pitkään, jo ennen varsinaisen tietotekniikan läpimurtoa. Nyt työvälineet, järjestelmät ja varmasti asennekin monipaikkaisuutta kohtaan mahdollistavat aidosti monipaikkaisen työn. Nykyään tekniset edellytykset ja mahdollisuudet ovat kunnossa ja valinnanvaraa löytyy, joten monipaikkaisen työyhteisön onnistuminen ei jää enää kiinni tekniikasta ja työkaluista. Monipaikkaisuuden onnistuminen ratkaistaan oikeanlaisella osaamisella, toimintatavoilla, vuorovaikutuksella, ja johtamisella. Osaamista ja työkalujen tarkoituksenmukaista käyttöä kannattaa tarkastella organisaation lähtökohdista ja haastaa kaikki kehittämään toimintaa!

2.    Sitoudutaan yhteisin pelisääntöihin!
Pelisäännöt, toimintatavat, käyttäytymisetiketti ja monet muut työyhteisön tärkeät asiat ja rutiinit on syytä tarkastaa monipaikkaisuuden näkökulmasta. Se mikä toimii kasvotusten ei välttämättä toimi digitaalisesti ja toisinpäin. Pelisäännöt kannattaa sopia yhdessä ja niitä on syytä tarkastella aika ajoin. Henkilöstön kanssa kannattaa miettiä millaista on asiallinen ja työyhteisöä tukeva käyttäytyminen, kun kohtaamiset tapahtuvat pääasiassa eri digivälineiden välityksellä; kuvana, äänenä ja kirjoituksena. Monipaikkaisuus tuo vuorovaikutukseen haasteita ja ylitulkinnan vaaraa. Koettiin, että digitaalisesti, varsinkin kirjoittaessa, väärin ymmärryksen vaara on suuri.

Monipaikkaisessa työyhteisössä pitää olla uskallusta kysyä ja kyseenalaistaa sekä kokeilla uutta. Monipaikkaisessa työyhteisössä on suurena vaarana, että äänekkäimmät työntekijät täyttävät areenan helposti ja työyhteisön hiljaisimmista tulee entistäkin hiljaisempia. Jokaisen on tärkeä tietää, kuinka asioida viedään eteenpäin, kehitetään ja missä asioista päätetään sekä missä vaiheessa ja miten asioihin on mahdollista vaikuttaa. Monipaikkaisessa työyhteisössä viestinnän merkitys korostuu, ja viestintä kuuluu jokaisen työtehtävään. 

3.    Palaute kuuluu kaikille!
Läsnäololle täytyy olla tarpeeksi mahdollisuuksia ja välineitä myös monipaikkaisessa työyhteisössä. Läsnäolo ei tarkoita vain fyysistä läsnäoloa vaan se on saavutettavuutta ja vuorovaikutusta. Haastateltavat pitivät vuorovaikutusta ja erilaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia hyvin tärkeinä etenkin monipaikkaisessa työyhteisössä, koska spontaaneja kohtaamisia ei juurikaan ole. He kokivat tärkeänä myös, että esimiehen kanssa on henkilökohtaista keskustelua puhelimitse tai muilla viestintävälineillä. Digitaalisuuden nopeudesta ja kätevyydestä huolimatta esimies-alaissuhteen rakentumisen kannalta pidettiin kasvokkain tapaamisia tärkeinä. Kasvokkain tapaamisille oli tutkimukseni mukaan tarvetta, mutta tapaamisten laatu merkitsi enemmän kuin määrä. Työntekijän osallistumismahdollisuudet on huomioitava erityisesti monipaikkaisessa työyhteisössä – ihminen voi unohtua etäyhteyksien taakse. Työntekijän on itsekin osallistuttava aktiivisesti; langoilla roikkuminen tai sammutetun kameran takana muiden asioiden tekeminen etäkokouksien aikana ei ole aktiivista osallistumista.

Myös esimiehen pitää olla läsnä. Etäyhteydet ja fyysinen etäisyys ei tätä tarvetta muuta, saati poista. Kun fyysisiä tapaamisia on harvoin, palauteen saamista pidettiin erityisen tärkeänä. Palautteen koettiin vahvistavan omaa työitsetuntoa. Kun työyhteisö ei ole koko ajan ympärillä, nähtiin vaarana omiin ajatuksiin ja omiin toimintatapoihin jämähtäminen. Tämän vuoksi rakentavaakin palautetta toivottiin enemmän, jotta omaa toimintaa voisi kehittää. Kiitos, tuo pieni ihmeellinen sana, koettiin monipaikkaisessa työyhteisössä erityisen tärkeänä. Kiittämiseen ja toisten huomioimiseen kannattaa kiinnittää huomiota ja se ei ole vain esimiesten tehtävä! 

4.    Monipaikkaisuuden vahvistumista edesautetaan toiminnalla!
Monipaikkaisen työyhteisön on huolehdittava, että toimintatapojen muutokset tukevat monipaikkaisen työyhteisön rakennetta. Organisaation rakenteen pitää mahdollistaa kokonaisvaltainen monipaikkaisuus. Kokonaisuuden huomioiminen on tärkeää, jotta monipaikkaisuus ei jää työyhteisössä osittaiseksi, tai rakenne ja toimintatavat eivät tue toimintaa.  Erityisesti tämä on iso haaste hybridisti toimivassa monipaikkaisessa työyhteisössä.  Päätoimipaikka voi elää omaa elämäänsä ja välillä arjen kiireessä muualla työskentelevät työntekijät unohtuvat linjojen taakse. Erityisesti monipaikkaisessa työyhteisössä pitää panostaa poisoppimiseen vanhoista tavoista, jotka eivät sovellu monipaikkaiseen työyhteisöön.

Työn kehittäminen koettiin jokseenkin hankalana monipaikkaisessa työyhteisössä. Uusien toimintatapojen luomisessa ja käyttöönotossa koettiin olevan monipaikkaisuudesta johtuvaa hitautta. Ennakoinnin tärkeys korostui kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa ja kehittämisessä. Kehittämiseen eivät riitä ainoastaan kehittämispäivät. Varsinkin monipaikkaisessa työyhteisössä, jossa harvoin tavataan kasvotusten, yhteen tai edes kahteen päivään ei kannata ladata vuoden kehittämispaineita. Kehittämiseen kannattaa luoda erilaisia tapoja ja paikkoja. Johdolla ja esimiehillä on suuri rooli varsinkin muutoksessa, ja heidän on johdettava esimerkillään. Työntekijät näkivät, että esimiehen esimerkillä ja yhtenäisillä toimintatavoilla on suuri vaikutus niin luottamuksen kuin avoimuuden syntymiselle. Monipaikkaisessa työyhteisössä korostuu luottamuksen merkitys.

5.    Olemme asiakasta varten.
Viimeisenä, mutta tärkeimpänä huomiona on se, että olemme olemassa vain asiakasta varten. Monipaikkaisuus ei poista sitä, että asiat pitää miettiä siten, että asiakas saa hyvää ja asiantuntevaa palvelua! Monipaikkaisuus on aidosti organisaation mahdollisuus saada parhaat osaajat ja tekijät itselleen ja siitä hyötyy eniten asiakas.

Tiina Veijola
HM, EMBA
johtaja, Kainuun työ- ja elinkeinotoimisto

Kirjoitus on julkaistu myös Martti Ahtisaari Instituutin Ajankohtaista uutisissa 5.3.2021.

Starttirahalla suuri merkitys yrittäjyyden alussa

Starttirahalla on ollut iso merkitys Hannu Lukkarisen yrityksen alkutaipaleella.

Yrityksen perustaminen on iso askel, jonka ottaminen vaatii usein pitkällistä pohdintaa. Hannu Lukkarinen viettää syyskuun alussa yrityksensä 1-vuotispäivää. Ennen yrittäjyyttä hän oli pitkään työssä mainostoimistossa ja työ itsessään oli jo yrittäjämäistä. Idea yrittäjyyteen ei hänelläkään tullut hetkessä, vaan oli ajatuksissa usean vuoden ajan ja lähti siis omasta työstä, kiinnostuksenkohteista kuten valokuvaamisesta – sekä myös kaverin kannustuksesta. Samainen yrittäjäkaveri neuvoi Lukkarista ottamaan yhteyttä myös TE-toimistoon ja hakemaan starttirahaa.

Alusta asti oli selvää, että yritysmuodoksi tulisi toiminimi, mutta muuten kaikki muu yrittäjyydessä oli uutta, kuten esimerkiksi se, miten tarkka liiketoimintasuunnitelman pitäisi olla starttirahan hakemista varten. Ehdoksi starttirahan hakemiselle tuli myös yrittäjyysvalmennuksen käyminen ja Lukkarinen kävikin TE-toimiston työvoimakoulutuksena järjestämän HIOMO – yrittäjyyden valmennusohjelman:

– Aluksi vähän epäilin, että tarvitsenko mitään yrittäjäkoulutusta, mutta on oikeastaan tosi hyvä, että menin, koska sieltä tarttui itselle verkostoja ja uusia tuttavuuksia ja totta kai tietoa yrittämisestä. Se oli oikeastaan, että enhän minä tiennyt yrittämisestä yhtään mitään ennen. Tiesin, miten tehdään duunia, mutta miten olla yrittäjä, niin se kurssi oli aika semmoinen silmiä avaava homma, Hannu Lukkarinen kuvailee ajatuksiaan yrittäjyysvalmennuksesta.

Starttirahan hakeminen ei käynyt ihan käden käänteessä, vaan vaati oman aikansa.

– Hetihän se ei mennyt läpi, Lukkarinen muistelee starttirahahakemustaan. Etenkin liiketoimintasuunnitelmaa piti hioa TE-toimiston kommenttien avulla:

– Se, kun hakemus tuli bumerangina takaisin kommentein, että tämä on vajaa tämä liiketoimintasuunnitelma, pitää olla täydempi. Aluksi mietin, että eihän tässä ole mitään järkeä, kun tiedän mitä haluan tehdä, mutta sitten kun minä olin sen täyttänyt, niin katsoin, että tässähän on minulla paperilla se mitä minä haluan tehdä ja miten minä sen teen, niin se olikin ihan älyttömän hyvä ohjenuora.

Starttirahalla on ollut todella iso merkitys Hannu Lukkarisen yrityksen alkutaipaleella, koska asiakashankintaa on täytynyt tehdä aktiivisesti yrityksen perustamisen jälkeen:

– Ihan älyttömän iso merkitys, sillä mitä olen katsonut muiden yrittäjäksi alkavien vinkkejä tai pitkään yrittäjänä olleiden vinkkejä niille, jotka ajattelevat yrittäjäksi ryhtymistä; että kannattaa olla vakiintunut asiakaskunta ja niin edelleen – mutta meillä ei ollut. Jokainen uusi asiakas, joka tällä hetkellä on tullut, on lottovoitto.

Jatkossa starttirahakauden päättymisen jälkeen Lukkarinen jatkaa yritystoimintaansa edelleen valitsemallaan polulla, tarjoten muun muassa graafista suunnittelua, nettisivujen tekoa sekä valokuvauspalveluita.

TE-toimiston palveluita aloittaville yrittäjille Lukkarinen kiittelee:

– Se apu, mitä on saanut TE-toimistolta, on ollut konkreettista ja asiallista, helppoa tietoa. Ei ole tarvinnut miettiä, että mitähän sinä oikein tuolla tarkoitat, vaan on ohjattu suoraan, että jos sinä teet näin, niin se onnistuu näin. Apu on ollut minun mielestä hyvää ja suosittelisin palveluita.

 

Starttirahaa voit saada, jos  

  • olet työtön työnhakija
  • et ole työtön, mutta siirryt kokoaikaiseksi yrittäjäksi esimerkiksi palkkatyöstä, opiskelusta tai kotityöstä
  • olet sivutoiminen yrittäjä ja laajennat yritystoimintaa päätoimiseksi

TE-toimisto myöntää starttirahan vasta, kun on selvittänyt, että yrittäjyys on hakijalle sopiva vaihtoehto työllistyä. Kun harkitset yrityksen perustamista, ole hyvissä ajoin ennen yritystoiminnan käynnistämistä yhteydessä paikalliseen TE-toimistoon, joka selvittää mahdollisuutesi starttirahan saamiseen.


 

Kirjoittaja Elisa Kemppainen työskentelee asiantuntijana Kainuun TE-toimiston työnvälitys- ja yrityspalveluissa

Kuulkaa korpeimme kuiskintaa

Kivesvaara, Taivaanpankko
Kivesvaara, Taivaanpankko

Vuonna 2014 kainuulaiset työnantajat irtisanoivat tai lomauttivat työntekijöitään selvästi odotettua enemmän. Kainuun työ- ja elinkeinotoimistoon (TE-toimistoon) ilmoitettiin uusia avoimia työpaikkoja lähes 400 vähemmän kuin edellisenä vuonna; työttömyys kohosi 11 prosenttia vuoteen 2013 nähden. Pitkään jatkuneen heikon työllisyystilanteen vuoksi työttömyysjaksot pitkittyivät ja työllistymismahdollisuudet vähenivät. Toimintaympäristö muuttui vaikeaksi. Työllistymisen hoitaminen oli haastavaa työttömyyden moninaisuuden vuoksi.

Työttömyyden pitkittyessä ohjauksellisen työn tarve kasvoi selkeästi. Samaan aikaan Kainuun TE-palvelun henkilöstön resurssit työllisyyden hoitamiseksi niukkenivat. Jotta tilanteeseen pystyttiin vastaamaan, oli TE-toimiston toimintatapoja uudistettava vastaamaan muuttuneen toimintaympäristön ja asiakkuuden haasteisiin.

Tähän tarpeeseen suunniteltiin Osaava ohjaaja -hanke yhteistyössä TE-palvelun johdon ja Kainuun ELY-keskuksen kehittämisasiantuntijoiden kanssa.

Meidän on uudesta luotava maa

Elokuussa 2015 käynnistyneen hankkeen päätavoitteena oli parantaa Kainuun TE-palveluiden henkilöstön ohjausosaamista ja sitä kautta ohjaustyön vaikuttavuutta ja laatua.

Luottamusta hankehenkilöstön ja TE-toimiston henkilöstön välillä rakennettiin alussa pitkään hankehenkilöstön ja kohdeorganisaation henkilöstön välisillä yhteisillä keskusteluilla ja ajatusten vaihdoilla. Taustoittavan tiedon perusteella tavoitetta lähdettiin toteuttamaan yhteistyössä koko Kainuun TE-palvelun henkilöstön kanssa. Kainuun TE-palveluun laadittiin vuosikello, jonka avulla osaamista kehitettiin suunnitelmallisesti.


”Otitte ensin selvää mitä meidän työ oikeasti on. Olitte helposti lähestyttäviä, luottamus syntyi nopeasti. Kuuntelitte hyvin henkilöstöä koulutuksia suunniteltaessa, tuitte henkilöstön jaksamista.”

-KAINUUN TE-TOIMISTON HENKILÖSTÖ


Ohjausosaamisen kehittämisen valmennusprosessi oli laaja-alainen ja monipuolinen kokonaisuus, johon Kainuun TE-palvelun henkilöstöä osallistettiin, motivoitiin ja innostettiin osallistumaan. Henkilöstöä kuultiin valmennusten ja koulutusten sisältöjä ja teemoja suunniteltaessa. TE-palvelun johto oli sitoutunut osaamisen kehittämiseen hyvin resursoimalla siihen aikaa ja mahdollistamalla henkilöstön osallistumisen valmennuksiin. Tämä on meidän yhteinen juttu.

Hanke oli mukana perustamassa Kainuun TE-toimiston Facebookia, jonka avulla mahdollistetaan oikea-aikainen asiakasviestintä ajankohtaisista asioista. Tämä lisäsi TE-toimiston näkyvyyttä ja tunnettavuutta.

Hankkeen aikana syvennettiin myös TE-toimiston asiantuntijoiden yhteistyötä järjestämällä heille vertaispysäkkejä heidän toivomistaan aiheista. Vertaispysäkeillä asiantuntijoilla oli mahdollisuus pysähtyä ja pohtia oman työn sisältöä ja sen merkitystä sekä oppia toisiltaan. Parhaita kokemuksia ja käytänteitä jaettiin niin osuvan työtarjouksen tekemisestä kuin oman työn hallinnastakin. Yhteisöllisyys vahvistui ja henkilöstön välinen vuoropuhelu lisääntyi.

yritysvierailu-transtechillc3a4.jpg
Yhteistyötä alueen yritysten kanssa: yritysvierailulla Transtechillä.

TE-toimiston sisäisen yhteisöllisyyden lisääntymisen ohella yhteistyötä syvennettiin myös alueen yritysten sekä muiden ohjaustyötä tekevien, kuten kolmannen sektorin toimijoiden, kanssa yhteistyössä TYPO-koordinaatiohankkeen kanssa. Muistattehan vielä verkostotreffit?

Asiakasohjausosaamisen valmennus OHJUS toi mukanaan syksyllä 2016 yhteistä työskentelyä verkostotoimijoiden kanssa.  OHJUKSESSA lähestyttiin asiakasohjaustyötä useasta eri näkökulmasta aiheilla; moniammatillinen asiakasohjausprosessi, moninaisuus asiakasohjaustyössä, vaikuttavuutta yhteistyöllä ja laadukas asiakasohjausprosessi työllisyyden hoidossa.

Valmennuskokonaisuus sisälsi lähiopetuspäiviä, välitehtäviä, itsereflektointia ja työpajatyöskentelyä. Valmennuksella pyrittiin samalla lisäämään osallistujien muutosvalmiutta osaamisen kehittämisen kautta. Verkostoille kirkastui ymmärrys Kainuun TE-palvelun ohjaustyön merkityksestä ja asiakasohjausprosessin kokonaisymmärrys kasvoi kaikille osallistujille. Yhteisen asian äärellähän tässä ollaan.


”Asiakasprosessit ja niiden eteenpäin vieminen ovat selkiytyneet. Koulutukset olivat mielenkiintoisia ja tukivat asiantuntijan työtä. Verkostotoimijat ovat tulleet tutuiksi ja yhteistyö on kehittynyt sitä kautta.”

-KAINUUN TE-TOIMISTON HENKILÖSTÖ


Meidänpä vapautta vaarat ovat nää

TE-toimiston asiantuntijoille teetetyn henkilöstötyytyväisyyskyselyn tulokset olivat koko hankkeen ajan nousujohteisia. Erityisesti innostus oman työn kehittämistä kohtaan sai korkeimmat arvosanat.

Kainuussa tehty hyvä työ näkyi ja kuului valtakunnan tasolla ja erityisesti se positiivinen kainuulainen ote, jolla ohjaustyötä TE-toimistossa tehtiin. Kainuun TE-toimisto saikin ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintopalveluja tuottavalta KEHA-keskukselta erityismaininnan valtakunnan ystävällisimmästä palvelusta.

Osa TE-toimiston asiantuntijoista vahvistaa ja monipuolistaa osaamistaan myös vapaa-ajalla.


”Osaava ohjaaja -hankkeen työntekijät olivat rinnalla kulkijoita ja rohkaisijoita oman osaamisen kehittämiseen. He kuuntelivat aidosti henkilöstön toiveita oman osaamisen kehittämisessä ja ryhtyivät heti tekemään näistä toiveista totta toteuttaen erilaisia koulutuksia. Heidän kuuntelevaa ja myötäelävää läsnäoloaan jää kaipaamaan arkityössä hankkeen päättymisen jälkeen.”

-KAINUUN TE-TOIMISTON HENKILÖSTÖ


Osaamisen kehittäminen ei pääty, vaikka hanke päättyy. Hankkeen aikana TE-toimistolle kehitettiin ohjausosaamisen vuosikello, joka rytmittää osaamisen kehittämistä myös jatkossa. Samoin elämään jäävät TE-toimiston Facebook-sivut, verkostotreffit ja hankekahvilatoiminta. Myös vertaispysäkkitoimintaa tullaan jatkamaan. Puhumattakaan siitä osaamisen kehittämisen pääomasta, joka jää kohdeorganisaatioon hankkeen päätyttyä.

Hankkeen aikana opitut taidot eivät katoa vaan jäävät elämään TE-toimiston arkeen. Kainuun alueen työllisyysnäkymät kohenevat koko ajan ja avoimilla työmarkkinoilla on aiempaa enemmän työpaikkoja tarjolla. Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin.

WP_20170518_11_58_52_Pro
Osaava ohjaaja -hankkeen loppuseminaari Puikkokosken Campilla.

Kainuhun kansa, ah arpasi lyö

Hankkeen alkaessa ei vielä tiedetty maakuntauudistuksesta, jonka myötä nykyiset TE-palvelut ja yrityspalvelut yhdistyvät kasvupalveluiksi. 1.1.2020 alkaen TE-palveluita tuottavat ensisijaisesti yritykset ja kolmas sektori, joten hankkeen lisäämä yhteistyö TE-toimiston ja sen verkostojen välillä oli omiaan ennakoimaan tulevaa uudistusta.

Kainuun TE-palveluissa asiantuntijoiden valmiudet kohdata tuleva maakuntauudistus on nyt paremmalla tasolla ohjausosaamisen kehittämisen myötä. Asiantuntijat tekevät hyvää ohjauksellista työtä oman maakunnan työllisyyden hoitamiseksi, yhteistyössä työllisyyttä hoitavien verkosto-ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Asiantuntijan roolin muuttuessa valmentajan ja motivoijan rooliksi.

Osaava ohjaaja -hanke:

  • Osaava ohjaaja-hanke oli Kainuun ELY-keskuksen oman tuotannon ESR-rahoitteinen henkilöstön kehittämishanke.
  • Ensisijaisena kohderyhmänä olivat Kainuun TE-palvelun ohjaustyötä tekevät asiantuntijat sekä TE-palvelujen kolmannen sektorin ja välityömarkkinoiden verkostokumppaneiden ohjaustyötä tekevät.
  • Hanke kosketti yhteensä noin 120 henkilöä.
  • Hankkeen kesto oli kaksi vuotta (1.8.2015−31.7.2017)
  • Hankehenkilöstö: Päivi Ylä-Outinen, projektipäällikkö, Minna Heikkinen suunnittelija (ajalla 1.8.2015–20.7.2016), Maija Leinonen vs.suunnittelija (ajalla 9.8.2016–20.6.2017), Merja Pyykkönen assistentti.